更新日：2024年9月25日(水)
業務の効率化は、工務店だけでなく、さまざまな業界の企業で課題となっています。業務効率化が進むことで、生産性の向上が見込めるからです。
しかし、業務効率化という課題に取り組んではみたものの、思ったように効率化できなかったや、難しいために断念したという企業もあるのではないでしょうか。
そこで、本コラムでは、工務店が業務効率化を進めるメリットや、業務効率化を進めるに当たってのポイントを解説します。
目次
業務の効率化は、基本的に3つの「M」を省くことが重要です。
3つの「M」とは、すなわち「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」の3つのことを指し、具体的には、以下のような内容とされています。
これらを省くことで業務効率化が進み、以下で説明する3つのメリットが得られます。
業務効率化によって、最も効果を実感できるのがコストの削減です。
業務の効率化が進むと、例えば「ムダ」な業務を省くことができるため、残業時間が減り人件費の節約にもつながります。
さらに、ムダな会議を省くことで、会議に使用する資料の紙代、印刷代、会議室の電気代の節約も可能です。
このように、業務効率化が進めば、無駄だったコストを削減することができ、その分を必要な部分に予算をかけられるため、利益の向上も期待できるでしょう。
3つの「M」を排除することで、従業員が少ない労力でもパフォーマンスを最大限に発揮できるようになるため、業績のアップなど、生産性の向上が期待できます。
また、業務の効率化を進めることで、余計な業務から解放されることになり、働きやすい環境を整えることも可能になります。
従業員は、不要だった業務から解放されるため、本来取り組むべき仕事に注力できるようになり、モチベーションが上がるようになって、生産性も向上するでしょう。
生産性が向上することにより、最終的には会社の利益につながることになります。
業務の効率化が進むことで残業時間が削減され、プライベートの時間が確保できるようになり、仕事と生活の両立が可能になります。
業務効率化によって、コストの削減や生産性を向上させることに成功すれば、賃金の増加と労働時間の削減ができるため、ワークライフバランスの実現が可能です。
工務店などの建設業界において、賃金が低いことや長時間労働は離職率が高くなる要因とされており、ひいては、人手不足の原因となっています。
業務効率化による、ワークライフバランスの実現は、建設業界の人手不足の解決策になるかもしれません。
業務効率化によって、さまざまなメリットを受けられることがお分かりいただけたと思います。
しかし、業務効率化を進めようと考えても、何から手をつけた良いか分からないという企業は多いのではないでしょうか。
そこで、ここからは、実際に業務効率化を進めるための5つのポイントを解説します。
業務効率化を進めるために最初に行っておくべきなのが、「業務の可視化」です。
現在行われている業務について、どのような工程で行われているのかを徹底的に洗い出します。
そうすることで、業務におけるムリ・ムダ・ムラがどこにあるかが明らかになり、効率化すべき部分を発見することが可能です。
必要な仕事ではあるものの、誰にでもできるような業務や、繰り返し行う業務については、自動化ツールなどで解決できる可能性が高いでしょう。
業務の可視化を行うことで、現状把握ができるようになるため、今後の業務効率化の改善案などの検討もしやすくなります。
業務の可視化を行い、改善すべき業務の洗い出しが完了したら、どの業務を効率化したら良いのか優先順位を決定します。
優先順位を決定する場合、「改善することによって、最も効果を得られる業務は何か」を最優先にしましょう。
優先順位を決定することなく、改善に着手すると効果が出ないどころか、余計な業務が発生してしまい、逆に効率が悪くなる可能性があります。
改善することで最も効果を得られる、優先順位の高い業務については、業務支援サービスやデジタルツールを利用することで大幅な効率化が期待できます。
自動化ツールやアウトソーシングによって、簡略化することができるものについては、積極的に利用することがおすすめです。
ちなみに、改善が簡単にできる業務については、思ったよりも効果が得られない傾向にあるので、優先順位を落としても問題はありません。
業務を誰にでもできるようにすることで、より業務効率がアップします。
業務効率化を図る上で、マニュアルを作成することは欠かせない作業です。
企業によっては、業務内容や業務の進め方が一部の従業員の頭の中にしかない場合もあります。
このような場合、その従業員が休んだり、突然欠員となってしまうと他の従業員が対応することができなくなり、業務が滞ってしまうでしょう。
単純な業務であったとしても、その内容や進め方が特定の従業員にしか分からない状態だと、結果的に業務効率を下げる結果につながります。
マニュアルを作成し、それを読めば誰にでも業務ができるようにしておくことで、業務の効率を上げることが可能です。
業務のフローチャートを作成するのも業務の効率化に重要なポイントです。業務の工程を分かりやすく図にしたものがフローチャートです。
業務のフローチャートを作成すると業務の可視化が可能となり、効率化が図れます。また、現場での問題点の把握や、業務の工程の見直しを適した方法で行うことができることも、フローチャート作成のメリットです。
フローチャートを共有することで、業務の流れを把握することができ、次の業務の準備ができるため、スムーズに業務を進めることもできます。
さらに、新しく業務に加わる従業員がいても、フローチャートを見ることで業務内容から流れまでを把握できるため、効率的に業務を進めることができるでしょう。
業務の効率化のための施策を実施したら、その度にどれくらいの効果があったのかを確認することが重要です。
実行した施策によっては、業務の改善が見込まれていたはずが、逆に業務量が増えていたり、工数が増えてしまっていたということもあり得ます。
業務効率化は、施策を実施したら終わりではありません。実施した施策、一つ一つについて検証を行うことが重要です。そこからさらに改善できることを発見し、実施していくことを繰り返し行いましょう。
このように、業務効率化は、PDCAをしっかりと回し、自社に最適な方法を検証することが重要です。
業務効率化は、どの業界の企業でも喫緊の課題と言えるでしょう。特に、人材不足が叫ばれている工務店を含めた建設業界にとっては重大な課題です。
しかし、だからこそ業務効率化を進めることができれば、生産性や利益の向上だけでなく、人手不足の解消にもつなげることができます。
そのためには、業務の洗い出しやマニュアル・フローチャートの作成など、時間や手間がかかる作業を行う必要があります。
その時間と手間を惜しまずに行うことで、会社は大きなメリットを得ることができるのです。
業務効率化を始めるにあたり、何からしたら良いのか分からない場合には、ぜひ本コラムで紹介したポイントを参考にしてみてください。本コラムが、業務効率化を進めるためのきっかけとなれば幸いです。
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